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Hausverwaltungsprogramm – für jeden Bedarf das passende

Jeder, der einmal ein Objekt, also ein Haus vermietet hat oder in einer Hausverwaltung gearbeitet hat, wird den Wert eines Hausverwaltungsprogramms erkennen. Schließlich ist mindestens einmal im Jahr eine Grundabrechnung durchzuführen. Längst erwarten die Mieter zurecht eine nachvollziehbare Abrechnung, die idealerweise nicht nur manuell durchgeführt wird und auf Schätzungen beruht.

Dabei greifen zahlreiche Systeme ineinander. Abgerechnet werden sämtliche Dienstleistungen, die um das Haus und die Wohnung herum erbracht werden. Auch einmalige oder besondere Einsätze müssen erfasst werden. Natürlich müssen auch regelmäßige Posten eingerechnet werden. Um dem Hausverwalter diese Erfassungen zu erleichtern und ihm die Zeit für das Verrichten seiner eigentlichen Arbeit zu geben, gibt es automatische Programme, die die verwalterische Tätigkeit quasi automatisieren.

Entsprechende Programme können aber nicht nur die Verwaltung der Zahlen übernehmen. Es gibt hier auch vorgefertigte Musterdokumente für Schreiben, die im Alltag eines Hausverwalters regelmäßig vorkommen. Auf diese Weise müssen diese Schreiben nicht jedes Mal neu formuliert werden. Auch eine lokale Speicherung, die es mehreren Mitarbeitern quasi unmöglich machen würde, ein und dasselbe Objekt gemeinsam zu bearbeiten, entfällt durch ein solches Hausverwaltungsprogramm.

Es werden durch die Arbeit mit einem solchen Programm auch alle rechtlichen Aspekte erfüllt, die im Rahmen einer privaten oder gewerblichen Vermietung anfallen können. So kann man automatisiert Abrechnungen für das Finanzamt erstellen, die dann der Prüfung unmittelbar und ohne Nacharbeit standhalten. Außerdem können Mieten und Pachten mit Vorauszahlungen, Stückelungen und Lastschriften erfasst werden. Säumnisse können über ein Alarmsystem signalisiert werden, so dass auch das Einhalten von Fristen gewährleistet ist. Ein automatischer Mahnablauf ermöglicht es den Mitarbeitern, auch solch unangenehme Fälle schnell und rechtssicher zu handhaben.

Die Darstellung innerhalb des Programms ist bewusst übersichtlich gehalten, so dass der Hausverwalter alle Daten, die er für seine aktuelle Arbeit benötigt, auf einen Blick sehen kann. So ist beispielsweise eine Anzeige je Haus, aber auch eine Anzeige je Wohneinheit möglich. So kann man sehen, welche turnusmäßigen Arbeiten und Abrechnungen für das gesamte Haus, aber auch für den einzelnen Mieter oder Pächter anstehen. So wird nicht nur der Mieter oder Pächter genau im Auge behalten, sondern auch die eigene Arbeit.

Außer Mieten und Pachten können einige Softwarelösungen auch Eigentumswohnungen verwalten. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn es sich um ein Haus handelt, in dem mehrere Parteien leben, wobei einige selbst Besitzer sind und andere lediglich Mieter der Wohnung. Schließlich müssen hier jeweils unterschiedliche Maßstäbe in den Berechnungen angelegt werden. Das Hausverwaltungsprogramm erfasst genau diese Unterschiede und legt sie den Berechnungen zugrunde. Damit ist die Miet- und Wohneigentumsverwaltung in einem Programm erledigt und muss nicht über verschiedene Anbieter geregelt werden.

Neben der reinen Abrechnung, die dem Mieter, dem Pächter oder dem Finanzamt beziehungsweise der Steuerberatung vorgelegt werden müssen, kann man durch ein Hausverwaltungsprogramm auch schnell erkennen, welche Dienstleistungen und Services rentabel sind und welche nicht. In solchen Programmen werden schließlich auch Fremddienstleister erfasst. Hier kann man auf einen Blick erkennen, ob sich das Engagement der Fremdfirma lohnt oder ob an bestimmten Stellen Optimierungen durchgeführt werden müssen.

Zur Auswahl stehen neben lokal installierten Systemen auch Programme, die ausschließlich über das Internet bedient werden. Jedes dieser Systeme hat natürlich Vor- und Nachteile. Das lokal installierte System ist nicht von der aktuellen Funktionalität des Internets abhängig. Hat man in der Hausverwaltung eine Störung im Internet, ist davon das Hausverwaltungsprogramm nicht betroffen und die Arbeit kann normal weiter laufen. Dafür müssen Aktualisierungen des Programms jeweils heruntergeladen werden. Nachdem sich in der Rechtssprechung und auch bei den Steuern sehr häufig Änderungen ergeben, ist es relativ oft nötig, einen aktuellen Download vorzunehmen. Programme, die über das Internet verwaltet und bedient werden, können von automatischen Aktualisierungen profitieren. Eine lokale Installation ist ebenfalls nicht notwendig und so kann man theoretisch von jedem Ort, an dem man über Internet verfügt, auf die Hausverwaltung zugreifen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn es sich um ein kleines Unternehmen handelt oder wenn einige Mitarbeiter im Home Office arbeiten. Nachteil dieser Methode ist sicherlich die Tatsache, dass im Falle einer Störung des Internets auch eine Arbeit am Programm nicht mehr möglich ist. Stürzt das Internet während der Arbeit ab, können eventuell noch nicht gespeicherte Arbeiten verloren gehen. Diese Möglichkeit besteht aber natürlich auch, wenn das lokal gespeicherte Programm einmal abstürzt.

Anbieter für derartige Software gibt es beinahe wie Sand am Meer. Verschiedene Systeme tun sich hervor und bieten ihre Dienstleistungen an. Sinnvoll ist es, sich für einen Anbieter zu entscheiden, der neben einer Zufriedenheitsgarantie auch eine Möglichkeit bietet, kostenlos einen Testzugang zu erhalten, um die Software zumindest für ein Probeobjekt ausprobieren zu können. Oft stellen die Anbieter unterschiedlich große Versionen der Software zur Verfügung. Die Unterschiede bei den einzelnen Programmen bestehen dann darin, wie groß das Objekt ist, wie viele Mieter zu verwalten sind, ob auch gewerbliche Flächen dabei sind und in welchem Umfang Abrechnungen erstellt werden müssen.

Neben zahlreichen kostenpflichtigen Programmen gibt es auch kostenlose Versionen. Besonders hier ist es notwendig, den Download von sicheren Seiten vorzunehmen. Diese sicheren Seiten erkennt man in erster Linie daran, dass sie neben diversen Bewertungen durch User auch einen aktiven Virenscanner vor ihre Downloads gestellt haben. Tatsache ist, dass die kostenlosen Versionen oftmals nur durch das Fehlen einiger Premium Features auffallen. Hier sollte man, wenn man eine Hausverwaltung betreibt, selbst darüber entscheiden, inwiefern diese Premium Merkmale für die Nutzbarkeit des Programms entscheidend sind. Oft ist es beispielsweise gerade für kleinere Objekte gar nicht notwendig, eine Premiumverwaltung vorzunehmen. Diese Features sind oftmals erst dann wirklich lohnenswert, wenn mehrere Objekte parallel verwaltet werden müssen und unter Umständen sowohl private als auch gewerbliche Nutzung anfällt.